“Enfócate en ser productivo, y no en estar ocupado”. Tim Ferris

En un mundo donde la presión por ser más productivo está en su punto máximo, es fácil caer en la trampa de sacrificar nuestro bienestar personal en aras del rendimiento laboral. Sin embargo, la clave para una vida plena, satisfactoria y productiva radica en encontrar un equilibrio que permita maximizar nuestra eficiencia sin descuidar lo que realmente importa. En este artículo, exploraremos algunas de las estrategias más efectivas para potenciar tu productividad, basadas en las ideas de grandes referentes en el campo del desarrollo personal.

1. Prioriza con Intención: El Método de David Allen

David Allen, autor de Getting Things Done, enfatiza la importancia de la organización en nuestras tareas. Su metodología se centra en liberar nuestra mente de la carga de recordar tareas pendientes.

El método GTD, es una de los más reconocidos en el mundo y se considera una metodología de productividad personal basada en la idea de que almacenar demasiada información en nuestra mente disminuye la concentración y la productividad. En su lugar, David Allen propone guardar la información en una fuente externa, clara y estructurada para liberar al cerebro de tareas pendientes, aumentando la concentración y la productividad y así, poder evitar la procrastinación.

El método de GTD propone 5 principios:

• Recopilar: Esto quiere decir «sacar»  o “descargar” de nuestra mente todos los pendientes, ideas, notas, compromisos y todo aquello que consideremos como una tarea.  La idea central es recogerlo todo, como en una lluvia de ideas, en una lista de almacenamiento para luego procesarlos. 
• Procesar: Con la mente en calma, prepárate para analizar cada elemento de lo que tienes en esa lista. Prioriza con detenimiento y veras que hay muchos de esos elementos que puedes desecharlos o posponerlos si no son realmente importantes. Si hay algo de esta lista que puedes hacerlo en menos de dos minutos, hazlo inmediatamente y no pienses en “dejarlo para después”. Por ejemplo, una llamada para un tema puntual, enviar un correo, realizar un pago electrónico. Si una tarea requiere tomarte más de dos minutos, como realizar un informe, revisar una propuesta de inversión o preparar una venta o un discurso, etc. debes pasarlo a la etapa de organizar.
• Organizar:  Acá debes considerar cuáles serán las próximas acciones. para cada elemento o tarea de tu lista, Si la catalogas como proyecto (es decir, si una tarea requiere más de una acción, debes considerarla proyecto), si la colocas en “Espera”, si la delegas a alguien más, o la colocas en una categoría de “Algún Dia” o “Quizás” para aquellas cosas que quieres hacer, pero no es el momento. En esta etapa, debes programar o calendarizar todas tus tareas.  Tener una representación gráfica o imagen de tus tareas, condiciona al cerebro para enfocar sus esfuerzos para lograrlo.  
• Revisar: Debes revisar tu lista al menos una vez a la semana, para ver el avance y actualizar. Es decir, sacar de ella, lo que ya realizaste, ver el avance de otras acciones y agregar nuevas tareas.
• Hacer: Evidentemente debes ejecutar aquello que calendarizas y te propones culminar.

El método de Allen se puede resumir en las siguientes claves:

• Captura Todo: Anota cada tarea, idea o compromiso en un sistema que te funcione. Esto no solo reduce la ansiedad, sino que también te permite tener claridad sobre lo que realmente necesita atención.
• Revisa y Organiza: Dedica tiempo semanalmente a revisar tus listas. Pregúntate: ¿Qué es realmente importante? Esto te ayudará a priorizar las tareas que realmente impactan tus objetivos y tu balance personal.

2. Enfócate y Conéctate: La Estrategia de Cal Newport

En su libro Deep Work, Cal Newport sostiene que la capacidad de concentrarse sin distracciones es una habilidad muy ponderada en el mundo actual. Tanto así, que la atención se ha convertido en un activo valioso en un mundo competitivo que incentiva y premia la multitarea y la hiperconexión. Por ello, propone que, para aumentar la efectividad de tu trabajo, debes hacerlo sin interrupciones y desconectado de las herramientas de comunicación para ser más productivo. Newport define al “Trabajo Profundo” como la capacidad de concentrarse en una tarea cognitivamente exigente sin distracciones.

Para cultivar la atención, puedes probar aplicando estas dos estrategias:

• Bloques de Tiempo: Reserva periodos ininterrumpidos en tu agenda para trabajar en tareas importantes. Este enfoque no solo mejora la calidad de tu trabajo, sino que también te permite avanzar significativamente en proyectos sin distracciones.
• Desconexión Digital: Limita las notificaciones y el uso de redes sociales durante estos bloques. Al reducir las distracciones, puedes sumergirte completamente en tus tareas, lo que aumenta tu productividad.

Para lograr el éxito profesional y la felicidad, es decir un balance armonioso en la vida, Newport plantea reforzar la capacidad de concentración y alejarse de las distracciones tecnológicas, y para ello, puedes incorporar estas siguientes pautas:

• Debes trabajar en tramos de tiempo claramente definidos.  Con el Time Blocking procura agendar y bloquear cierto periodo tiempo en tu jornada para dedicarte exclusivamente a una sola tarea en específico.  
• Procura evitar interrupciones (especialmente las digitales).
• Debes ser constante en el tiempo.
• Aprende a respetar tu propia disciplina.
• Debes enfocarse en una sola tarea durante un bloque de tiempo.
• Es importante hacer pausas largas para recargar energía y despejar la mente.

3. Calma y Productividad: El Hyper Enfoque de Chris Bailey

Chris Bailey, en su libro The Productivity Project, sugiere que la calma mental es fundamental para la productividad. Además, que la atención es como un músculo, y por ende debe ser entrenada si deseas desarrollarla. La verdadera productividad, para Bailey, es encontrar ese punto de convergencia entre la gestión de tu tiempo, de tu energía y tu atención. 

Por otra parte, en HyperFocus, recomienda diferenciar entre tareas simples y tareas importantes. Es crucial evitar caer en el multitasking especialmente durante la ejecución de tareas importantes, como redactar un informe ejecutivo, preparar una presentación o un discurso.

Finalmente, Chris Bailey público en su blog un artículo en 2023, sobre los beneficios que una mente tranquila. Enfatiza que la ansiedad, que es lo opuesto a la calma, conlleva a un enorme costo cognitivo. “Cuando más ansiosa esta la mente, menos capacidad mental tenemos para hacer las cosas”.

Aquí hay un par de recomendaciones:

• Mindfulness y Meditación: La práctica de mindfulness puede aumentar tu capacidad de enfoque y reducir el estrés. Estudios en neurociencia han demostrado que la meditación regular puede cambiar la estructura del cerebro, mejorando áreas relacionadas con la atención y la toma de decisiones.
• Respira Profundamente: En momentos de alta presión, tomarte un momento para respirar profundamente puede ayudarte a aclarar la mente y restablecer tu enfoque. Este simple acto puede ser un poderoso aliado en momentos de agobio.

4. El Objetivo Eficaz de Peter Drucker

Drucker, conocido como el padre del management moderno, resalta la importancia de establecer objetivos claros y medibles.

Para Drucker un ejecutivo eficaz debe primero ser capaz de gestionarse a sí mismo de manera efectiva antes de poder gestionar a otros (ya sea una empresa, una institución, un equipo o una familia). Al establecerse una misión clara, debe centrarse en “comportamientos efectivos” y aplicarlos de manera consistente; de esa manera, la efectividad se convierte en un hábito. Para ello, se requiere un esfuerzo consciente y deliberado para aprender a ser efectivo, por lo que sugiere incorporar al menos estos cinco hábitos básicos:

• Desarrollar la habilidad de gestionar el tiempo inteligentemente
• Enfocarse siempre en las contribuciones y resultados en lugar de problemas y culpables
• Construir sobre las fortalezas en lugar de las debilidades
• Saber establecer prioridades
• Tomar decisiones efectivas

Estas pautas no deben verse como estrategias aisladas para aplicarse en determinados contextos, sino, deben estar instauradas en nuestra mente, de tal forma que “broten” de manera natural en nuestro comportamiento. Peter Drucker es de los autores que más creen en que un ejecutivo eficaz no nace, sino “se hace a sí mismo”, mediante la práctica consciente, constante y repetitiva de hábitos.

Para ayudarte a ser más eficaz y productivo en cualquier área de tu vida, puedes apoyarte en los siguientes modelos:

• Define Metas SMART: Asegúrate de que tus objetivos sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales. Esto te proporciona un marco claro para seguir tu progreso y ajustar tus estrategias cuando sea necesario.
• Evalúa y Ajusta: Haz revisiones periódicas de tus objetivos. Este proceso no solo te mantiene en el camino correcto, sino que también te ayuda a celebrar pequeños logros, lo que mejora tu satisfacción personal.

5. Un Cambio de Mentalidad: Crecimiento y Adaptación

Por último, adoptar una mentalidad de crecimiento es crucial. Diferentes estudios de neurociencia respaldan la idea de que nuestras habilidades y talentos no son fijos; pueden desarrollarse y perfeccionarse con el tiempo. Esta mentalidad fomenta la resiliencia y la adaptabilidad, cualidades esenciales en un entorno laboral en constante cambio. Este cambio de mentalidad, debe tener en cuenta el balance personal como pilar fundamental. No descuidar la salud de tu cuerpo ni la tranquilidad de tu mente. No debes anteponer prioridades laborales sobre tu tiempo en familia. Para ello es importante realizar una autoevaluación de las áreas importantes de tu vida, para luego priorizar y organizar tus tareas pendientes.

Un Enfoque Holístico para el Éxito

La productividad no debería ser un concepto aislado de nuestro bienestar personal. Al implementar estrategias efectivas de organización, enfoque y auto-cuidado, puedes crear un ciclo positivo que no solo mejore tu rendimiento laboral, sino que también enriquezca tu vida personal.

Recuerda, el objetivo no es solo hacer más, sino hacer lo que realmente importa. Con las herramientas adecuadas y un cambio en tu mentalidad, puedes lograr un equilibrio que te permita prosperar en todas las áreas de tu vida. Así, cada día se convierte en una oportunidad para crecer, aprender y disfrutar de la vida plenamente. ¡Es hora de comenzar tu viaje hacia una productividad más consciente, equilibrada y satisfactoria!

Por Moshe Pineda